Konica Minolta vous conseille pour la continuité de votre activité #3

Facilitez la communication et le travail collaboratif dans le cloud

Dans le contexte actuel, de nombreux français sont appelés à rester travailler chez eux. Konica Minolta vous livre ses conseils pour continuer à travailler en toute sérénité avec Office 365. 

Skype, Planner, Teams : vous avez accès à plusieurs applications vous permettant de faciliter le télétravail au quotidien. Mais savez vous réellement comment les utiliser? 

Petit mémo pratique :

Skype Entreprise : ce service ressemble à Skype, mais possède des fonctionnalités de productivité supplémentaires qui vous aident à gérer votre entreprise efficacement. C’est un outil idéal pour organiser vos réunions à distance, à l’avance ou de façon improvisée, afin de conserver un lien avec vos équipes en cette période de confinement. 

Skype vous permet, entre autre, de :

• réaliser des téléconférences et visioconférences à deux ou à plusieurs 
• passer des appels audio ou vidéo, via l’outil de messagerie instantanée 
• savoir si vos collaborateurs sont disponibles, grâce à leur statut : en ligne, en réunion, absent, inactif…
• partager votre écran ou avoir accès à celui de vos collaborateurs pendant les réunions
• utiliser l’application Skype Entreprise dans d’autres programmes Office (Teams, Planner…) ou à travers d’autres supports (pc, tablettes, smartphone) pour discuter, passer un appel ou participer à une réunion en un clic.

Planner : Le planificateur Microsoft vous permet de réaliser un planning, constituer une équipe de travail et attribuer des tâches à ses membres. Dans ce contexte de télétravail, l’outil devient indispensable pour maintenir un rythme régulier et facilite également le suivi de vos équipes. 

Ce dispositif vous permet donc de collaborer simplement (tout le monde a accès aux différentes tâches et affectations, peut ajouter des documents..) et de rester toujours informé(e), en suivant l’avancement de votre équipe et la progression du travail.

Vous pouvez ainsi :

• créer des plans, attribuer des tâches, les dater et partager vos fichiers avec les membres de votre équipe
• organiser et répartir le travail au sein de l’équipe, tout en collaborant sur des projets d’une manière simple et intuitive
• suivre l’avancement de vos collaborateurs et la progression du travail en toute mobilité

Teams : le logiciel Teams intègre les fonctionnalités de Skype et y ajoute la possibilité de partager, co-éditer un document (travailler à plusieurs sur un document de manière simultanée), renseigner un plan de travail… 

MS TEAMS condense l’ensemble des technologies de travail collaboratif d’Office 365 dans une interface unique. C’est l’outil idéal pour communiquer, centraliser le travail d’équipe, contribuer aux documents communs, partager du contenu, interagir et suivre les avancées de l’équipe. Il possède également un espace de stockage Cloud, et vous permet d’utiliser en simultané le planificateur Microsoft.

Grâce à Teams, vous pouvez :

• configurer et personnaliser vos équipes
• collaborer en équipe et en canaux
• utiliser des “billets” et des messages
• charger, puis rechercher des fichiers
• converser avec les différents membres, par message ou par appel
• gérer vos réunions
• gérer votre flux d’activité et les plannings de vos équipes

Pour aller plus loin...

Vous n’avez pas encore de licence Office 365 ?
Microsoft propose de nombreux formats d’abonnements et des licences d’essai pour limiter l’investissement initial !

Les ingénieurs de Konica Minolta se tiennent à votre disposition pour installer au mieux ces licences dans votre organisation.

Conscients des problèmes que vous pouvez rencontrer en cette période particulièrement difficile, nous espérons pouvoir vous apporter tout notre soutien et des conseils pratiques pour continuer à travailler sereinement avec une productivité maximale et en toute sécurité !

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