Le renouvellement du parc d’impression en 10 questions

Quelles questions se poser avant de renouveler son parc d’impression ? Souvent initié dans une démarche d’optimisation des coûts et à la clôture d’un contrat avec un prestataire, le renouvellement du parc d’impression représente aussi l’opportunité de déployer de nouveaux services pour les collaborateurs. Dans un monde du tout numérique, la gestion de votre parc d’impression peut se transformer en atout opérationnel et financier. Découvrez la bonne approche pour aborder ce sujet au sein de votre entreprise.

5 exemples de questions à se poser en amont du projet

Comment répondre aux besoins des collaborateurs ?

Dans les grandes entreprises comme dans les plus petites structures, les besoins en matière d’équipements d’impression sont variés et nécessitent une approche ciblée et personnalisée.

Avant de renouveler le parc d’impression, il est essentiel de réunir des experts internes de divers départements afin de recueillir leurs demandes spécifiques. Cette étape permet de définir le périmètre de la solution à mettre en place de manière à répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise.

Comment simplifier la mise en place du parc d’impression ?

Pour surmonter les défis liés à la coordination de multiples interlocuteurs, il peut être intéressant de collaborer avec un interlocuteur unique, tel qu’un chef de projet.

Ce responsable devra superviser l’intégralité du processus de déploiement, de la commande à la validation du parc d’impression, en assurant la fluidité des actions.

Comment s’assurer de la bonne continuité du service ?

Lors de la construction du projet, il est important que vous ayez un suivi de qualité du fournisseur interrogé et qu’il s’engage à vous accompagner tout au long de cette étape de transition. En effet, passer de votre installation actuelle à la nouvelle peut impliquer une période d’arrêt pénalisante pour votre activité. Votre fournisseur doit être en mesure de s’engager contractuellement sur la continuité du service.

Comment optimiser l’utilisation des équipements ?

Pour optimiser l’utilisation des équipements, il est essentiel de s’interroger sur des aspects techniques qui garantissent une utilisation fluide :

• une vitesse d’impression et de numérisation optimale ;
• un panneau de contrôle ergonomique et facile d’accès, enrichi de fonctionnalités de personnalisation ;
• une maîtrise parfaite de l’intégration des paramètres et des connecteurs ;
• une évaluation précise en amont du nombre d’équipements nécessaires pour correspondre exactement aux besoins et aux usages de l’entreprise.

Comment protéger son parc d’impression ?

Il est important de sélectionner un prestataire avec une expertise en sécurité. Aussi, privilégiez un parc d’impression doté d’un système d’administration avancé permettant de :

• gérer les accès ;
• partager les ressources ;
• surveiller le réseau.

Ce système de sécurité doit être en adéquation avec la norme ISO 15408 pour garantir la conformité des niveaux de sécurité des systèmes d’information.

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Konica Minolta, grâce à son expérience et son expertise, a conçu ce livre blanc pour que les directeurs achats puissent se poser les bonnes questions au moment de renouveler le parc d’impression. Il est particulièrement utile pour ceux qui doivent effectuer un benchmark de fournisseurs et vous guide pour rédiger un cahier de charges pertinent. Un projet bien préparé mène à sa réussite !

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