Managed Print Services, pourquoi s’appuyer sur des experts ?

L’équipe OPS de Konica Minolta compte 24 analystes et chefs de projet sur l’ensemble du territoire. Près d’une dizaine de nouveaux collaborateurs ont été recrutés depuis deux ans pour faire face à une croissance constante. 150 projets d’audit et autant en déploiement sont réalisés chaque année. « Notre engagement est de mettre notre expertise au service de nos clients pour leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier », explique Jean-François Piat, Responsable Pôle Ingénierie & Conduite de Projets.

Un accompagnement sur l’ensemble des phases du projet

Etape 1 : Audit

La première étape d’un projet OPS consiste en la réalisation d’un audit par un analyste. La prestation d’audit se déroule en trois phases. La première correspond à la collecte des informations chez le client. L’analyste procède tout d’abord à un inventaire et à une cartographie des matériels d’impression, puis à la réalisation d’interviews auprès d’utilisateurs référents. La deuxième phase porte sur l’analyse des données pour mettre en évidence l’ensemble des usages, des coûts et des impacts environnementaux. La dernière étape permet d’établir les axes d’optimisation et la définition de scénarios adaptés aux besoins fonctionnels et aux objectifs économiques.

« Le projet se conclut par la restitution d’un rapport d’audit présenté au client dans lequel figure nos résultats, nos préconisations et les optimisations proposées. Notre expertise métier et notre expérience nous permettent de garantir la qualité et la justesse de nos prestations », indique Aurélie Capet, Analyste OPS.

Etape 2 : Déploiement des systèmes et des solutions d’impression

Dans la seconde étape, le chef de projet prend le relais du travail effectué par l’analyste. Il pilote les projets de déploiement des systèmes d’impression et d’intégration de solutions en visant à ce que les objectifs fixés soient atteints dans le respect du cadre contractuel. Les différentes étapes et les plannings sont définis par le chef de projet qui coordonne les opérations produites par son équipe.  « Je porte la responsabilité du bon déroulement du projet. Je fais en sorte que les projets se finalisent en temps et en heure en répondant au budget et aux attentes exprimées », souligne Ibrahim Cisse, Chef de Projet OPS.

Etape 3 : Gestion du projet

Le service Delivery Manager est le point de contact unique pour les clients. Du déploiement des systèmes d’impression jusqu’à l’achèvement du contrat, l’équipe est chargée d’apporter une réponse aux demandes non-commerciales du client, soit directement ou en le mettant en relation avec le service concerné. Elle pilote aussi les engagements de service et les indicateurs de performance (délai de réponse, délai de résolution, le ratio couleur noir& blanc, etc.). Ces indicateurs permettent de mettre en évidence les succès, les problématiques ainsi que les risques identifiés pour ensuite construire les plans d’actions et délivrer le niveau de service cible. « Le Service Delivery Manager est la réponse de Konica Minolta pour garantir à ses clients une totale sérénité sur la durée de leur collaboration », ajoute Leslie Bouaoune, Service Delivery Manager.