Les coûts cachés de votre parc d’impression

Les grandes entreprises européennes et notamment françaises impriment beaucoup, disposent de trop nombreuses imprimantes par rapport à leurs besoins, et ne connaissent pas ce que leur poste impression leur coûte (seulement 1 entreprise sur 10 sait ce qu’elle dépense en impressions).
Pour vous aider à rationaliser cette dépense, voici tous les coûts cachés générés par votre parc d’impression :

Des utilisations excessives

En moyenne un collaborateur imprime 28 pages par jour, selon une étude IPSOS 2008, 20% des documents imprimés sont jetés dans les 24h, et seule 1 impression sur 9 est récupérée dans le bac de sortie de l’imprimante. Ces impressions apparemment inutiles qui pourraient être évitées coûtent cher aux organisations !

Un nombre d’imprimantes supérieur aux besoins

Beaucoup d’entreprises sont suréquipées ; on voit surtout des imprimantes et fax, en surnombre, ce qui entraîne, entre autres, une consommation électrique importante, une multiplicité des problématiques de maintenance et une faible maîtrise des achats consommables : autant de coûts induits pour le parc d’impression. Ce suréquipement s’explique en particulier car certains collaborateurs possèdent leur propre imprimante. Avoir sa propre imprimante dans son bureau est souvent considéré comme un privilège, un signe de distinction hiérarchique, ce qui accroit encore plus le nombre d’imprimantes que les entreprises possèdent. Pourtant la plupart de ces imprimantes individuelles servent très peu voire jamais.

Le stockage de consommables

Chaque service voire chaque utilisateur a tendance à faire des stocks de cartouches d’encre, de tambours, de pièces de remplacement, de papier, etc. qui ne sont pas toujours utilisés. Quand on sait qu’une cartouche emballée a une durée de vie moyenne de deux ans, et qu’une imprimante en panne est plus souvent remplacée que réparée, on imagine alors le nombre de cartouches et de machines perdues ou oubliées dans les locaux. Outre le stock perdu, les dépenses liées aux consommables représentent un volume de trésorerie rapidement dilapidé.

Une gestion complexe de multiples fournisseurs

Les consommables, les services (contrat de maintenance, extension de garanties, helpdesk) et la location/l’achat des machines sont souvent confiés à différents fournisseurs, entrainant des dépenses, un temps de gestion important (prise de commande, relation fournisseur, traitement des factures) et des immobilisations qui pèsent lourdement sur la facture finale. Plus le nombre de fournisseurs est important, plus le coût de la maintenance du parc d’impression augmente.

La maintenance du parc

La gestion des pannes et des dysfonctionnements est aussi un centre de coûts importants pour le parc d’impression. 20% des appels au service d’assistance informatique concernent les systèmes d’impression (Quocirca 2010), et il faut en moyenne un collaborateur à temps plein pour gérer 300 imprimantes.

Inadéquation du parc aux besoins

Au-delà des excès d’usages et d’une mauvaise rationalisation, il est aussi possible d’imprimer mieux. De nombreux travaux d’impressions sont confiés à des centres de reprographies externes qui pratiquent des tarifs élevés, alors qu’avec un parc d’impression optimisé comprenant un nombre suffisant d’imprimantes aux fonctionnalités adaptées aux besoins des utilisateurs, il est possible de réaliser des économies substantielles en produisant tous ces travaux en interne.

Et vous, savez-vous combien d’imprimantes composent votre parc d’impression ? Les usages qui en sont faits et où vous pourriez faire des économies ?