L’audit : une étape phare dans l’optimisation d’un parc d’impression

Un audit mené par un fournisseur de Managed Print Services est une étape clé dans le processus d’optimisation du parc d’impression.  Ce dernier donne une meilleure vision des coûts globaux en impression et en copie, mais peut également révéler des coûts cachés. Un exemple, plutôt qu’un long discours : l’audit réalisé auprès du personnel de Sarbec Cosmetics a mis en lumière un nombre important d’impressions non récupérées à la sortie de la machine.

Au-delà des questions d’optimisation des optimisations d’usage au quotidien, l’audit permet, de façon plus transverse, de définir une implantation des systèmes d’impression en adéquation avec la typologie des groupes d’utilisateurs et en fonction de besoins des différents services. Difficile d’opter pour des solutions équivalentes suivant que l’on est un service marketing ou un laboratoire de R&D avec des besoins complétement différents.

Une fois équipé à bon escient, il sera temps de mettre en place des bonnes pratiques d’utilisation du parc : impression noir et blanc, pilotes d’impression imposant le recto-verso, suppression de la gâche… qui pourront vous faire économiser jusqu’à 30% des coûts !

En bref, l’audit des moyens d’impression vous permet :

• d’identifier vos contraintes métier et vos points d’amélioration ;
• de recueillir les usages liés aux équipements et le niveau de satisfaction de vos utilisateurs ;
• d’évaluer les freins et les attentes liées à l’optimisation du parc d’impression ;
• d’établir un nouveau plan d’implantation des systèmes d’impressions suite à l’analyse physique des espaces de travail ;
• d’identifier les « bonnes pratiques » à mettre en place dans le cadre d’une démarche éco-responsable.

En vous appuyant sur l’expertise de fournisseurs de Managed Print Services (MPS), tels que Konica Minolta, vous allez ainsi être en mesure de mieux gérer la rentabilité de votre parc d’impression, d’optimiser le workflow de vos documents et de garantir le bon fonctionnement de vos équipements.