S’affranchir des originaux papiers, c’est désormais possible !

Offrir à un document numérique une vocation probatoire (fiabilité numérique) identique à celle de son original papier est désormais une réalité. La notion de fiabilité de la copie numérique a, en effet, été précisée par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 et plus récemment par la publication, en juin 2017, de la norme NFZ42-026. Concrètement, les entreprises peuvent désormais numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papiers.

Que dit la nouvelle norme NFZ42-026 ?

La norme NFZ42-026* identifie les quatre cas d’usages couvrant la plupart des configurations de numérisation qu’elle soit externalisée ou réalisée dans une organisation.

1. Qualification du processus et des outils de numérisation : il s’agit de tester les capacités de chaque outil mis en œuvre dans la chaine de numérisation pour identifier à partir de quels seuils il existe un risque sur la fidélité : résolution, colorimétrie, méthode de suppression de pages blanches, détection de doublons, … Pour chaque typologie de documents, des échantillons représentatifs doivent être numérisés pour valider que les profils paramétrés sont conformes aux exigences de fidélité.

2. La mise en œuvre d’une chaine de traçabilité : il s’agit d’enregistrer chaque opération du processus de numérisation (préparation, numérisation, traitements post numérisation, contrôle, …) de manière à pouvoir démontrer que la numérisation a été réalisée conformément à la convention de numérisation établi avec le propriétaire des documents.

3. Les moyens techniques pour la préservation de l’intégrité : il s’agit de garantir pour chaque document qu’il n’y a aucune perte d’intégrité des documents entre les opérations de numérisation et d’archivage.

4. La production de livrables vers un système d’archivage électronique (SAE) dans lesquels seront conservées les copies fidèles : il s’agit d’un format d’interopérabilité permettant de transférer les copies numériques, les métadonnées produites et les marques d’intégrité et de temps.

Passer à une approche 100% digitale

Pour encadrer le risque juridique face à la nécessité éventuelle de produire des documents numérisés face à une juridiction, de bonnes solutions doivent être mises en œuvre.

Développée dans un strict respect du cadre législatif et normatif français, la solution KOMI Doc permet, en s’appuyant sur le multifonction Konica Minolta associé à KOMI IWS, de conserver les documents papier au format électronique. Ces documents numériques archivés dans les règles disposeront d’une fiabilité démontrable devant les tribunaux ou les instances de contrôle.

Une solution pour la pérennité de vos archives

• Contrôle d’intégrité des documents
• Identification de la catégorie et du type des documents numérisés
• Authentification de l’opérateur de numérisation
• Production de documents au format électronique PDF/A-3 (ISO 19005-3)
• Hébergement Français certifié ISO/CEI 27001
• Certifié Norme AFNOR Z42020
• Archivage des documents dans un composant coffre-fort numérique
• Horodatage conforme au règlement eIDAS

Quels sont les gains de la dématérialisation à vocation probatoire ?

L’impact et les gains pour la bonne marche de l’entreprise sont considérables :

• Gain de place physique et optimisation des locaux (libération des salles d’archives et suppression des classeurs, armoires).
• Suppression des archives papier qui sont conservées au format électronique.
• Gain de productivité des collaborateurs par l’accès immédiat à l’information (réduction des temps de recherche).
• Suivi et traçabilité des documents optimisés.
• Sécurité des documents et confidentialité renforcées (réduction significative des risques de suppression accidentelle et d’accès non autorisés).

Découvrez dans notre livre blanc les bonnes pratiques de la dématérialisation à vocation probatoire.

*Source : Finyear.com