Les enjeux de la dématérialisation des factures pour les entreprises

Offrir à un document numérique une vocation probatoire (fiabilité numérique) identique à celle de son original papier est désormais une réalité depuis 3 ans. La notion de fiabilité de la copie numérique avait, en effet, été précisée par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 et plus récemment par la publication, en juin 2017, de la norme NFZ42-026. Concrètement, depuis mi-2017, les entreprises peuvent numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.

Rappel : que dit la norme NFZ42-026 ?

Depuis la directive de 2010, la facture électronique peut s’utiliser sans contrainte de signature électronique. La Directive Européenne de 2010 associée à la Doctrine fiscale d’Octobre 2013 avait, en effet, déjà simplifié la dématérialisation de factures par la piste d’audit fiable (PAF).

Consciente des enjeux de modernisation et de réduction de coûts que représente la dématérialisation des factures, l’administration publique se positionnait comme fer de lance en imposant à ses fournisseurs l’emploi de la facturation électronique. L’ordonnance du 26 juin 2014 définissait le calendrier progressif visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination d’entités publiques. Après les grandes entreprises en 2017 puis les entreprises de taille intermédiaire en 2018, ce fût les PME émettant des factures à destination de l’État qui devaient recourir à la facturation électronique à partir du 1er janvier 2019. Cette obligation est désormais étendue aux micro-entreprises depuis le 1er janvier 2020.

Prochainement, une facturation électronique obligatoire sera mis en place.

Avec l’arrêté du 22 mars 2017, la numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique est également possible. Pour rappel, cet arrêté autorise, non seulement la numérisation des documents papiers, leur conservation au format numérique mais aussi, la destruction de l’original papier grâce au décret n° 2016-1673 du 5/12/2016 sur la fiabilité de la copie numérique.

Les 3 voies légales de facturation électronique

La Voie 1 : PDF simple

Impose la mise en place de contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. En effet, une piste d’audit documentée doit attester de la réalité de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). La facture seule ne suffit plus.

La Voie 2 : PDF signé

Impose une signature électronique simple fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Dans ce cas, la signature électronique remplace la piste d’audit et élimine les contraintes de conservation de documents justificatifs de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…).

La Voie 3 : EDI (Echanges de Données Informatisées)

Impose l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts. Néanmoins, toute facture EDI n’entre donc pas dans le cadre de la dématérialisation fiscale : si les obligations formelles ne sont pas respectées, le flux EDI ne porte pas la valeur fiscale.

5 bonnes raisons d’adopter une solution de dématérialisation des factures

13,8 euros, c’est le coût moyen du traitement d’une facture entrante. 8,6 jours est le délai nécessaire pour gérer une facture de sa réception à son paiement.

Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs, adaptée à la structure de l’entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie, d’approbation ou de classement, peuvent être effectués désormais plus rapidement, avec moins de ressources.

1. Divisez par 5, en moyenne, le délai de traitement d’une facture.

2. Améliorez sensiblement la fiabilité de votre processus.

3. Réduisez de 60 % le coût moyen de traitement.

4. Améliorez le taux de satisfaction de vos fournisseurs.

5. Multipliez par 3 le montant de remises pour paiements rapides

Les entreprises ne peuvent donc plus ignorer les coûts élevés et l’impact sur l’efficacité généré par la saisie de factures, l’obtention de signatures nécessaires à l’accord de paiement, le classement et la recherche de factures.

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