Savez-vous réellement combien vous coûte votre parc d’impression et quels en sont les coûts cachés ? Voici 5 conseils pour mener une chasse au gaspi efficace et faire des économies.
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1. Stop aux utilisations excessives
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Vos collaborateurs impriment en moyenne 28 pages par jour et consomment l’équivalent de trois ramettes de papier par an. Mais ces impressions sont-elles toutes nécessaires ? Pas certain : 25% des documents sont jetés 5 minutes après leur impression et 16% des impressions ne sont jamais lues. Seule 1 impression sur 9 est récupérée dans le bac de sortie de l’imprimante.
Au bout du compte, ce sont 400 M€ qui sont gaspillés chaque année par des impressions inutiles. Apprenez à les éviter en appliquant les éco-gestes de l’impression et en redéfinissant les droits de vos utilisateurs.
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2. Vérifiez si vous n’êtes pas suréquipé
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Halte au suréquipement ! Une installation mal dimensionnée est synonyme d’augmentation de la consommation électrique, de multiplication des problématiques de maintenance et de faible maîtrise des achats consommables ; c’est-à-dire une augmentation globale des coûts induits pour le parc d’impression. Vos collaborateurs doivent-ils tous disposer de leur propre imprimante ? Un audit vous permettra de connaître l’usage de vos multifonctions – qui imprime, quoi et comment ? Sur quels moyens d’impressions et pour quels volumes mensuels ? Et de dimensionner votre installation en conséquence.
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3. Inventoriez vos consommables
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Chaque service, voire chaque utilisateur, a tendance à faire des stocks de cartouches d’encre, de tambours, de pièces de remplacement, de papier, etc. qui ne sont pas toujours utilisés. Quand on sait qu’une cartouche emballée a une durée de vie moyenne de deux ans, et qu’une imprimante en panne est plus souvent remplacée que réparée, on imagine alors le nombre de cartouches et de machines perdues ou oubliées dans les locaux. Outre le stock perdu, les dépenses liées aux consommables représentent un volume de trésorerie rapidement dilapidé.
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4. Limitez-vous à un seul fournisseur
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Les consommables, les services (contrat de maintenance, extension de garanties, helpdesk) et la location/l’achat des systèmes d’impression sont souvent confiés à différents fournisseurs, entraînant des dépenses, un temps de gestion important (prise de commande, relation fournisseur, traitement des factures) et des immobilisations qui pèsent lourdement sur la facture finale. Plus le nombre de fournisseurs est important, plus le coût de la maintenance du parc d’impression augmente.
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5. Optimisez la maintenance du parc
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La gestion des pannes et des dysfonctionnements est aussi un centre de coûts importants pour le parc d’impression. 20% des appels au service d’assistance informatique concernent les systèmes d’impression. Diagnostiquer les principaux problèmes à distance limite le temps perdu et par conséquent les coûts associés.
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Pour finir, appuyez-vous sur des professionnels expérimentés qui amortiront rapidement le coût d’un projet d’optimisation. Il existe des solutions personnalisées, adaptées à la taille et aux spécificités de chaque organisation.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
Source des données chiffrées : IPSOS 2008, Guide pratique être éco-responsable au bureau ADEME juin 2017, Quocirca 2010
16 octobre 2017