Les coûts cachés de la (non) gestion de l’information

La perte de temps

Les collaborateurs passent un temps significatif – nous l’avons vu dans l’article « 15mn utilisées à chercher un document ont autant d’impact que si vous l’aviez perdu », 7h30 par semaine en moyenne – à rechercher des documents qui sont souvent mal rangés. Ce temps représente un coût, c’est-à-dire une partie du salaire d’un collaborateur, qui pourrait être consacré à des tâches métier plus productives.

La perte de clients

Les pertes de temps entrainent des longs délais de réponse aux demandes clients, et la teneur des informations, lorsque récupérées, sont parfois insatisfaisantes car incomplètes. Dans un contexte hyper concurrentiel où le client a la possibilité de trouver des réponses plus rapides et meilleures ailleurs, il ne lui faudra à lui, pas beaucoup de temps pour prendre la décision de changer de fournisseur.

La perte de performance

Lorsque les informations ne sont pas correctement structurées, consolidées, et partagées, les flux de travail ne sont pas optimisés. Les processus décisionnels sont alors entravés, entrainant des prises de décisions insuffisamment fondées, ou pire, erronées. Ces erreurs ont un impact sur la performance des métiers, donc sur la rentabilité de l’entreprise, du cabinet ou de l’office.

La surface de stockage informatique

Les documents qui sont sauvegardés sur les postes de travail en local, puis sur le réseau de l’entreprise, et aussi présents dans les pièces jointes des emails, existent alors en trois exemplaires. Cela entraine une explosion des volumes de fichiers stockés dans les serveurs. Ce stockage inutile entraine des coûts d’achat de serveurs ou de mémoire cloud supplémentaire.

La maintenance informatique

Les documents stockés en local sont nombreux, et les sauvegardes manuelles sont souvent accompagnées d’erreurs de manipulations. Le service informatique est alors régulièrement sollicité, et doit dégager du temps et des ressources à la résolution de ces erreurs.

La fuite d’information

Le départ d’un collaborateur est suivi de la fermeture de son poste de travail, contenant entre autres, des documents sauvegardés en local. De nombreuses informations sont alors d’une part définitivement perdues, et d’autre part la confidentialité de ces documents n’est pas assurée car ils peuvent avoir été conservés par le collaborateur.

Les coûts liés à la non gestion de l’information vous sont maintenant dévoilés, certains, ou tous, vous incitent-ils à revoir la manière de gérer l’information dans votre entreprise ?