A l’origine utilisée pour dématérialiser et gérer des volumes importants de documents papier au format électronique, la GED offre également des gains de productivité très importants pour la gestion d’autres types de contenus. En tête de liste figurent l’automatisation du classement, la recherche et l’archivage des e-mails. L’intérêt est évidemment d’éviter des désagréments tels que la perte d’e-mails, les doublons, l’impossibilité de retrouver des courriels ou encore la transformation des boîtes de messageries en véritable bibliothèque documentaire individuelle.
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La gestion des emails, une tâche chronophage
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Gérer une boîte de messagerie électronique occasionne une véritable perte de productivité des salariés. Selon l’étude du McKinsey Global Institute, un employé passe en moyenne 650 heures par an à gérer sa boîte email, soit 13 heures par semaine. Jusqu’à 19% de son temps par semaine est même uniquement consacré à la recherche d’informations. Mais globalement, l’essentiel des e-mails n’est ni classé ou ni archivé en bonne et due forme.
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La GED automatise leur gestion
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Automatiser la gestion des e-mails est l’un des atouts de la solution GED. Par exemple : lorsqu’un e-mail est envoyé depuis un dossier client, la réponse peut venir automatiquement se classer dans le même dossier client. Il peut dès lors très simplement et rapidement de suivre le fil des discussions et retracer les échanges. Les e-mails émis peuvent aussi également être classés dans le dossier choisi par l’utilisateur pour effectuer son envoi.
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Comment KOMI Doc permet de gagner en productivité ?
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En s’intégrant de manière intelligente dans la suite MS Office, le service de GED dans le cloud, KOMI Doc, permet d’indexer et classer dynamiquement l’ensemble des e-mails d’Outlook dans un espace documentaire privé et sécurisé. Un simple « glisser/déplacer » de l’e-mail vers le dossier KOMI Doc adéquat suffit à l’archiver. La mise en place d’un tel service de logiciel GED permet ainsi à l’entreprise de réaliser des gains de temps considérables : les salariés ne perdent plus de temps à classer, rechercher voire réécrire un email en cas de perte.
18 octobre 2016