La facture électronique, une bonne raison de passer à la GED !

Une GED (Gestion Électronique des Documents) facilite et simplifie ces étapes de traitement significativement pour parfaire la dématérialisation totale du circuit de facturation.
Pour profiter des évolutions liées à la facture électronique et accélérer la transformation numérique de votre entreprise, prenez la mesure des changements en cours :

• Anticipez la réforme à venir
• Appréciez les avantages de la facture électronique obligatoire
• Appropriez-vous les atouts de la GED .

Les nouveaux standards de la facture électronique

Déjà obligatoire dans le contexte des marchés publics depuis le 1er janvier 2021 pour toutes les entreprises, la facture électronique s’étendra entre 2026 et 2027à l’ensemble des relations interentreprises.

Une facture électronique est une facture dématérialisée de bout en bout. Elle dématérialise à 100 % les étapes de la facturation :

• Création
• Envoi
• Réception
• Intégration dans la comptabilité.

Parmi les formats de facture électronique, Factur-X est plus accessible aux TPE-PME. Factur-X est un standard de facture électronique hybride. Il associe des données structurées et un PDF lisible à l’écran. En clair, Factur-X contient plusieurs types de fichiers pour pouvoir être lisible par tous les utilisateurs et pris en charge automatiquement par les solutions comptables du marché. Ce format de facture électronique respecte la norme européenne EN16931.

« Factur-X est un des formats de facture électronique adapté aux TPE-PME. Ce format hybride associe un fichier image PDF et un fichier de données structurées en XML¹. Factur-X peut donc à la fois être lu par les utilisateurs comme une facture traditionnelle et être traité automatiquement par les solutions comptables », explique Aline Silva, Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France.

Les avantages de la facture électronique

Des économies directes

L’instauration de la facture électronique (dématérialisation des factures) génère des économies à trois niveaux :

• Une diminution des coûts de l’administration des factures
• Une amélioration de la trésorerie de l’entreprise, obtenue grâce à un raccourcissement du circuit de paiement et à une augmentation de la fiabilité des traitements (piste d’audit fiable)
• Une diminution du coût de la déclaration de TVA, avec le pré-remplissage

Des gains de productivité

Le traitement automatisé des factures induit une réduction des coûts de gestion pour les entreprises mais également un gain de temps pour les équipes.

En effet, les collaborateurs affectés à la réception, à la validation, à l’intégration comptable et à l’archivage des factures voient l’ensemble de ces tâches automatisées grâce à la GED.
Selon Aline Silva, « L’automatisation de la tâche apporte du confort, évite davantage les erreurs et permet de valoriser d’autres tâches où le potentiel humain joue un rôle plus important. Ils peuvent par exemple faire le contrôle et le suivi des opérations dans de meilleures conditions, s’impliquer dans des projets d’amélioration du processus de validation ou de production d’indicateurs de gestion. »

Pourquoi passer dès maintenant au traitement automatique de vos factures

Une Gestion Électronique de Document, ou GED, est une solution facilitant le traitement et le partage de l’information d’entreprise et de ses processus documentaires. Une solution de GED permet de capturer et d’archiver des données de manière sécurisée et opérationnelle. Tout en donnant accès à distance à des documents partout et à tout moment.

Un logiciel GED conjugue deux grandes fonctions :

• La reconnaissance, la dématérialisation et l’intégration des documents dans un système d’information de gestion, les factures notamment.
• L’archivage numérique, pour donner accès rapidement et en toute sécurité à des documents et assurer leur conservation dans le temps, en conformité avec les normes en vigueur.

Surtout, remarque Aline Silva, « la GED Konica Minolta intègre un coffre-fort numérique, qui sécurise la conservation des données de l’entreprise et permet d’en contrôler l’accès. Les fichiers et documents ne sont visibles et exploitables que par les collaborateurs habilités. »

En conclusion, la perspective de l’instauration obligatoire de la facture électronique rend plus que jamais nécessaire de s’intéresser à la GED !
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¹eXtensive Markup Langage (ou Langage de Balisage Extensible) : langage informatique qui permet de structurer et de hiérarchiser des informations à transmettre directement à des machines.