RPA : Les robots logiciels profitent aussi aux Directions Financières

Seulement 43% d’une journée de travail est consacrée aux tâches à forte valeur ajoutée. De nombreuses tâches répétitives subsistent encore dans les entreprises. C’est notamment le cas au sein des Directions Financières où une partie des processus financiers doit toujours être effectuée manuellement. Pourtant, l’automatisation des tâches à faible valeur compte comme un élément déterminant dans la réussite de leur transformation digitale.

Dans ce domaine, la RPA offre des avantages non négligeables aux Directions Financières :

• gains de temps et de productivité,
• optimisation du bien-être des collaborateurs,
• amélioration de la fiabilité opérationnelle,
• réduction des coûts,
• et optimisation rapide du ROI.

Gagner en efficacité organisationnelle grâce aux robots logiciels

Les robots logiciels assurent les tâches répétitives habituellement réalisées par des collaborateurs, en s’appuyant sur des règles et des données. Répliquées automatiquement, ces tâches sont traitées sans erreurs de saisie, grâce à la précision des robots logiciels. En outre, leur faculté à traiter plus rapidement ces tâches entraîne une réduction des coûts liés au temps de traitement et au nombre d’intervenants.

Les Directions Financières peuvent ainsi confier à leurs collaborateurs les tâches valorisantes :

• celles pour lesquelles ils feront valoir leur potentiel et leur créativité ;
• celles dont la réalisation leur procureront de l’épanouissement dans leur travail.

L’objectif de la RPA est donc bien de redonner du temps aux collaborateurs pour effectuer des tâches à valeur ajoutée, dans les cas où l’automatisation est possible. Par exemple pour automatiser le traitement des factures fournisseurs, voici ci-dessous deux cas d’usages où les gains en efficacité organisationnelle sont saisissants.

Cas d’usage n°1 du RPA : Télécharger automatiquement des factures de fournisseurs en ligne

Electricité, eau, téléphonie, Internet, carburant… les fournisseurs de ces services ont tous mis en place des portails Web en libre-service, à partir desquels leurs factures sont téléchargeables. Cette action simple peut vite devenir extrêmement chronophage. Pour un groupe multisites disposant de 36 filiales, tel qu’un réseau d’agences de travail temporaire, 648 connexions (avec des identifiants et des mots de passe différents) doivent être enclenchées tous les mois pour télécharger 1 à 2 factures.

Ici, les robots logiciels sont tout à fait en mesure de reproduire les mêmes actions réalisées par les collaborateurs pour :

• se connecter au portail web d’un fournisseur,
• s’identifier pour accéder au compte client,
• récupérer une ou plusieurs factures,
• et enregistrer les factures téléchargées dans un outil de GED.

Cas d’usage n°2 du RPA : Automatiser la saisie des factures fournisseurs non structurées

Dans les entreprises de taille moyenne disposant d’un ERP « maison », le traitement des factures fournisseurs reçues par email nécessite plusieurs interventions manuelles :

1. Ouverture de la messagerie
2. Ouverture du courriel contenant une facture fournisseur
3. Scan et lecture des informations contenues dans la facture
4. Extraction des données
5. Validation par une personne nommée en fonction du montant
6. Ressaisie dans l’ERP « maison »
7. Déconnexion du progiciel

Celles-ci mobilisent aisément 2 collaborateurs qui consacrent :

• 4 heures par jour à la ressaisie des données des factures fournisseurs reçues par email dans un ERP « maison » ;
• 4 heures par semaine à la correction des erreurs de saisie (pour un taux d’erreur estimé à 10%) ;
• 2 jours par mois à la réalisation d’audit/contrôle.

Economiser 1,5 ETP grâce aux robots logiciels

La RPA est ici une solution pratique pour automatiser les processus qui n’ont pas le volume nécessaire pour justifier les coûts, les ressources et les risques d’un projet d’intégration ERP. Elle bénéficie de manière significative aux Directions Financières, mais aussi plus largement aux autres directions (RH, commerciale, marketing, etc.) d’une entreprise. S’appuyer sur un partenaire de proximité expérimenté, comme Konica Minolta, facilite l’adoption de cette technologie.

Découvrez en 1m12, comment la RPA profite aussi aux Directions Financières