Gestes barrières en entreprise : j’opte pour l’utilisation à distance des systèmes d’impression

Imprimer, copier, numériser des documents, ces tâches sont réalisées des centaines de fois par jour par les collaborateurs d’une entreprise. Vont-ils tous devenir réfractaires à l’idée de toucher le système d’impression de l’entreprise lors du déconfinement ? C’est une possibilité qu’il est toutefois facile d’écarter. Des solutions simples à mettre en place existent pour éviter les interactions tactiles avec les systèmes d’impression, comme l’utilisation d’un stylet personnel mais aussi les quatre possibilités suivantes :

1. Contrôler à distance les touches du panneau de commande

Il est possible de gérer à distance l’écran de commande du multifonction avec un smartphone, une tablette ou un ordinateur, en activant simplement la fonctionnalité bizhub remote access disponible sur l’ensemble des systèmes d’impression Konica Minolta.

Grâce à l’écran virtuel qui s’affiche sur l’écran de l’appareil mobile ou de l’ordinateur, les utilisateurs :

• réalisent leurs travaux d’impression sans avoir à appuyer sur les touches du panneau de commande du système d’impression,
• envoient des données numérisées depuis le multifonction vers un smartphone ou une tablette pour les ouvrir dans une autre application,
• ou encore sélectionnent une adresse de destination avec le smartphone pour envoyer des documents numérisés à partir du multifonction.

2. Imprimer sans contact

Il existe deux possibilités pour libérer les impressions sans même avoir à toucher le système d’impression :

à l’aide d’un QR Code

Pour chaque système d’impression, depuis l’interface d’administration, les utilisateurs peuvent générer et imprimer un QR Code à coller près du matériel concerné. Une fois l’application SafeQ téléchargée sur leur smartphone (qui devra être connecté au réseau wifi de l’entreprise),ils libéreront alors leur impression sur n’importe quel système d’impression de l’entreprise.

ou d’un lecteur de badge sans contact

L’authentification sans contact, par le biais d’un lecteur de badge ou smartphone, évite là encore d’avoir à toucher l’écran du multifonction. La majorité des systèmes d’impression disposent d’une option de configuration permettant de déclencher toutes les impressions en attente, dès que l’utilisateur s’authentifie. Ainsi, il n’aura en aucun cas besoin d’être en contact avec le multifonction pour libérer ses documents.

3. Numériser sans contact

Avec l’application mobile des offres DIGI Pack de Konica Minolta, il est aisé de prendre en photo des documents et de les injecter directement dans le portail de gestion des documents (Portal ou KOMI Doc). La solution d’acquisition des documents Dispatcher Phoenix (développée par Konica Minolta) dispose également d’une application mobile capable de gérer les workflows de dématérialisation, directement depuis son smartphone.

4. Commander à la voix le multifonction

La voix est également une autre façon d’interagir à distance avec le système d’impression.

Grâce à la fonction de commandes vocales E-Voice Assistant (EVA) développée par Konica Minolta, rien qu’en parlant l’utilisateur :

• gère ses copies,
• envoie un scan par mail,
• met un scan sur un support USB,
• et s’authentifie.

Ultime geste barrière : le nettoyage des systèmes d’impression

Voici quelques recommandations pour garder propres les parties du système d’impression qui sont régulièrement touchées, à savoir : le panel (l’écran et les touches), le chargeur de document ou la vitre d’exposition, les poignées des magasins papier.

• Nettoyez avec de l’alcool à l’aide d’un chiffon doux humidifié avec de l’IPA (alcool isopropylique) ou de l’éthanol pour la désinfection.
• Portez des gants en vinyle lors du nettoyage ou bien lavez-vous les mains après le nettoyage.
• N’utilisez pas de vaporisateurs contenant des solvants.

Pour aller plus loin, visionnez le replay du webinar « Les bons réflexes pour limiter les contacts avec votre multifonction ».